Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook เป็น Software ที่เชื่อมโยงการทำงานเป็นแบบ Workgroup เพื่อรับ-ส่งข้อมูลข่าวสารทาง E-Mail, การสร้างตารางนัดหมาย ทั้งส่วนบุคคลและแบบเป็นกลุ่ม,บันทึกชื่อที่อยู่ของผู้ติดต่อ,การจัดตารางเวลาการทำงาน,การบันทึกโต้ตอบ Mail รวมทั้งบันทึกการทำงานกับ Microsoft Office โดยอัตโนมัต

วิธีการใช้งานมีดังต่อไปนี้
- การกำหนด Profile
- การจัดการกับ Message
- การสร้างผู้ติดต่อ Contact
- การสร้างปฏิทิน Calendar

การกำหนด Profile
ก่อนที่จะใช้งานโปรแกรมเราจะต้องมีการกำหนด Profile เพื่อสร้างประวัติไว้ใช้ในการเข้าสู่การใช้งานและยังเป็นประโยชน์สำหรับเครื่อง computer ที่มีผู้ใช้ร่วมกันหลายคน Profile จะทำให้การใช้งาน Microsoft Outlook ของแต่ละคนไม่ปะปนกัน วิธีการกำหนด Profile มีดังนี้

1. Click ปุ่ม Start ---> Setting ---> Control Panel

          2. Double Click ที่ จดหมาย
          3. Click ปุ่ม แสดงส่วนกำหนดค่าเพื่อตรวจเช็ค Profile ที่ได้มีการสร้างไว้
          4. กรณีที่มีการสร้าง Profile ไว้ที่เครื่องแล้วจะปรากฏรายชื่อให้ทราบ ภายใน dialog Mail

          5. Click ปุ่ม เพิ่ม เมื่อต้องการสร้างใหม่ หรือสร้างเพิ่มเติม
          6. จะปรากฏหน้าจอ สร้างส่วนกำหนดค่า
              6.1 พิมพ์ชื่อ
              6.2 Click ตกลง

7. เลือกรายการ เพิ่มบัญชีผู้ใช้อีเมลใหม่
8. Click ปุ่ม Next

9. เลือกรายการ Microsoft Exchange Serve
10. Click ปุ่ม Next

11. พิมพ์ชื่อ Exchange Server
12. พิมพ์ชื่อผู้ใช้

14. Click ปุ่ม Next
15. Click ปุ่ม Finish

16. จากนั้นจะปรากฏรายชื่อของ Profile ใหม่ สามารถเลือกได้ว่าจะเปิดรับ mail ด้วย Profile ใด

Top

การจัดการกับ Message
Sending Message : การส่งจดหมาย

1. ที่ Navigation Pane เลือกรายการ จดหมาย
- Click ปุ่ม สร้าง เพื่อสร้างกระดาษเขียนจดหมาย

          2. กำหนดรายละเอียด
              - ถึง (To) : ระบุ E-mail Address ของผู้รับ Message ที่ต้องการส่งถึงโดยตรง
              - สำเนาถึง (Cc) : ระบุ E-mail Address สำเนาถึงผู้รับ Message
              - เรื่อง (Subject) : กำหนดหัวข้อเรื่องของ Message
              - Body message : พิมพ์รายละเอียดของ Message ที่ต้องการ

3. เมื่อ click ปุ่ม ถึง หรือ สำเนาถึง จะแสดง dialog เลือกชื่อ สามารถเลือกชื่อผู้รับ Message จาก สมุดรายชื่อส่วนกลางโดยเลือกผู้รับจากรายชื่อที่ปรากฏและเลือกว่าจะส่งเป็นแบบใด To, Cc หรือ Bcc จากนั้น Click ปุ่ม ตกลง

4. เมื่อกำหนดรายละเอียดเรียบร้อย Click ปุ่ม ส่ง เพื่อทำการส่งจดหมาย

Replying Message : การตอบจดหมาย

                        เมื่อต้องการตอบ message ทำได้โดย
            - การตอบกลับไปยังผู้ส่ง (Reply)
              1. Click เลือก Message ที่ต้องการตอบ
              2. Click ปุ่ม
              3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบ
              4. Click ปุ่ม ส่ง

           - การตอบกลับไปยังผู้ส่งและผู้ที่ได้รับ Message ฉบับเดียวกันทุกคน (Reply To All)
              1. Click เลือก Message ที่ต้องการตอบ
              2. Click ปุ่ม
              3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบ
              4. Click ปุ่ม ส่ง

Forwarding Mail : การส่งต่อ
                   เมื่อต้องการส่งต่อ Message ไปยังที่อื่นทำได้โดย
              1. Click เลือก Message ที่ต้องการตอบ
              2. Click ปุ่ม
              3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เพิ่มเติมที่ต้องการ
              4. Click ปุ่ม ส่ง

Setting Prompt message when new mail arrives : การกำหนด message เตือนเมื่อมี message ใหม่เข้ามายัง Mail Box

               1. เครื่องมือ ---> ตัวเลือก ---> กำหนดลักษณะ ----> ตัวเลือกอีเมล
               2. Click ปุ่ม ตัวเลือกอีเมลขั้นสูง

3. ใส่เครื่องหมาย ที่ช่อง แสดงการแจ้งเตือนจดหมายใหม่บนเดสก์ท็อป (เฉพาะกล่องขาเข้าเริ่มต้นเท่านั้น)

4. Click ปุ่ม การตั้งค่าการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป...

5. Click ปุ่ม ตกลง
6. เมื่อ Message ใหม่เข้ามายัง Mail Box จะปรากฏ Message

Setting Importance Message : การระบุความสำคัญของจดหมาย
- Importance Hight เมื่อต้องการให้ความสำคัญในระดับสูง เพื่อให้ผู้รับทราบถึงความสำคัญ
- Importance Low เมื่อต้องการให้ผู้รับทราบถึงความไม่สำคัญ

Setting Message Option : การกำหนดตัวเลือกของจดหมาย
1. สร้าง จดหมายใหม่ และกำหนดรายละเอียดตามต้องการ
2. Clickที่ปุ่ม ตัวเลือก

Insert file : การแนบเอกสาร
                             การแนบไฟล์ไปกับ Message ทำได้โดย
          1. สร้าง Message ใหม่ กำหนดรายละเอียดตามต้องการ
          2. Click ปุ่มรูปคลิป ปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกรายการไฟล์ที่ต้องการแนบไปกับจดหมาย
          3. Click ปุ่มแทรก จะปรากฏรายการของไฟล์ที่เลือกในช่องแนบ (Attach) สามารถทำซ้ำเพื่อเลือกได้มากกว่า 1 ไฟล์
          4. Click ปุ่ม ส่ง เพื่อส่งจดหมาย

Insert item : การแนบรายการผู้ติดต่อไปกับจดหมาย
                             1. สร้าง Message ใหม่กำหนดรายละเอียดตามต้องการ
          2. Click ปุ่มลูกสรสีดำข้าง ๆ รูปคลิป
          3. เลือกรายการ รายการ

4. ปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกรายการไฟล์ที่ต้องการแนบไปกับจดหมาย
5. Click ปุ่ม ตกลง

Recalling Message : การเรียกจดหมายกลับคืน

                    กรณีที่ได้ส่งจดหมายไปแล้ว ถ้าต้องการเรียกคืนก็สามารถทำได้ดังต่อไปนี้
                1. Click เลือกที่ รายการที่ส่ง ----> Double click จดหมายฉบับที่ต้องการเรียกคืน
                2. ไปที่เมนู การกระทำ ---> เรียกคืนข้อความนี้

3. ใน dialog เรียกคืนข้อความนี้ จะมีตัวเลือกดังนี้

Top

การสร้างผู้ติดต่อ : Contact
Global Address List : สมุดเก็บรายชื่อ User ทั้งหมดในองค์กร ซึ่ง Administrator เป็นผู้ดูแล สามารถเลือกรายชื่อที่ต้องการติดต่อจากสมุดเล่มนี้ได้ทันที
Contact : เป็นสมุดเก็บรายชื่อที่เก็บรายชื่อส่วนตัว อยู่ใน Contact Floder ซึ่งอยู่ใน Mail Box

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใหม่
1. Click ปุ่ม สร้าง

2. กำหนดรายละเอียดของ ผู้ติดต่อ ที่ต้องการ

                3. Click บันทึกแล้วปิด จากนั้นจะปรากฏ ผู้ติดต่อ ที่สร้างถูกเก็บอยู่ใน ที่ติดต่อ

        นอกจากนี้เรายังสามารถกลุ่มผู้ติดต่อได้เองโดยการเลือก E-mail Address จากสมุดรายชื่อไว้ในกลุ่มที่เราสร้างขึ้นเองได้ เช่น กลุ่มเพื่อน เป็นต้น

          การสร้างกลุ่มของผู้ติดต่อเองทำได้ดังนี้
                1. Clickลูกศรสีดำข้างปุ่ม สร้าง
                2. เลือก รายชื่อการแจกจ่าย
                3. กำหนดชื่อของกลุ่มตามต้องการ
                4. เลือกสมาชิกที่ต้องการเก็บไว้ในกลุ่ม
                5. บันทึกแล้วปิด

Top

การสร้างปฏิทิน Calendar
การสร้างตารางนัดหมายเพื่อช่วยในการเตือนความจำ สามารถกำหนด Reminder เพื่อให้ปรากฏข้อความเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดการนัดหมายได้ นอกจากนั้นยังสามารถสร้างการนัดประชุมเป็นกลุ่มกับ User อื่นได้อีกด้วย เมื่อต้องการทำงานกับ Calendar ให้Clickที่ไอคอน Calender บน Navigation Pane หรือที่ Floder List

การสร้าง Calendar รายวัน
          1. ปุ่ม บน Toolbar : แสดงการทำงานภายใน 1 วัน โดยสามารถเลือกวันที่ที่ต้องการได้จากปฏิทินด้านขวา และตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุได้
          2. ปุ่ม : แสดงการทำงานภายใน 5 วันที่เริ่มต้นที่ต้องการได้จากปฏิทินทางด้านขวา และ ตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุได้ในแต่ละวัน รวม 5 วัน
          3. ปุ่ม : แสดงการทำงานภายใน 7 วันโดยสามารถเลือกวันที่เริ่มต้นที่ต้องการได้จากปฏิทินด้านขวาและตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุได้ในแต่ละวันรวม 7                 วัน
          4. ปุ่ม : แสดงการทำงานภายในหนึ่งเดือน

การสร้างตารางนัดหมาย
          Priveate Appointment : การสร้างตารางนัดหมายส่วนตัว
                                                           1. เลือกวันนัดหมายที่ต้องการ โดยClick ปุ่ม
                    2. เลือกวันที่ที่ต้องการกำหนดการนัดหมายจากปฏิทินด้านขวา
                    3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลา หรือ Click ปุ่ม หรือ Double Click บนแถบสี เลือกสร้าง จะปรากฏหน้าต่างการนัดหมาย

4. กำหนดรายละเอียดในการนัดหมายตามต้องการ
5. Click ปุ่ม บันทึกแล้วปิด จะกลับมาที่ตารางนัดหมายและจะปรากฏแถบสีแดง ชื่อเรื่องการนัดหมายตามที่มีการกำหนดรายละเอียด

Meeting Appointment : การสร้างตารางการนัดหมายแบบกลุ่ม
        ผู้เชิญประชุม : Meeting Organizer      ผู้ที่จะทำการเชิญประชุมสามารถส่ง Message เชิญผู้อื่นเข้าร่วมประชุมพร้อมกันได้ รวมทั้งสามารถตรวจสอบเวลาว่างของทุกคนที่ถูกเชิญประชุม เพื่อความสะดวกในการกำหนดเวลาประชุมยิ่งขึ้นด้วย ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
                         1. เลือกตารางแบบรายวัน หรือ ราย 5 วัน หรือ รายสัปดาห์
                         2. เลือกวันที่ที่ต้องการกำหนดการนัดหมาย จากปฏิทินด้านขวา
                         3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลาหรือ Click ปุ่ม
                         4. ใน แท๊ป การนัดหมาย ให้กำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ตามต้องการ เช่นเดียวกับการนัดหมายส่วนตัว
                         5. Click ปุ่ม เพื่อกำหนดรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

                      6. Click ปุ่ม ถึง เพื่อเลือกรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
                      7. Click ปุ่ม ส่ง จดหมายจะถูกส่งไปยังผู้ที่ถูกเชิญให้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด

Top